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如何组织一场高效会议?新上任,不会开会?实操流程,进来照抄
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会开会、开好会真的是让领导看到你、在心里给你加分的最快途径,没有之一! 特别是在有大boss出席的会议,如果你能组织一场高效会议,掌控全场,就相当于向所有参会人员证明了你的能力。下次的晋升评审会,你就相当于自带buff! 高效会议的实操流程: 1.会议邀请 1.1 至少提前一天把会议邀请发给参会人员,不要临时通知大家开会,打乱别人的工作节奏。 1.2 会议邀请需要包含的信息: a. 时间、地点、参会人员 b. 会议议题、目的、输出结果 c. 会前阅读材料(用附件形式发送) 1.3 重点!如果参会的领导比较多,或者需要多部门对某个议题达成一致意见,会前一定要跟各方负责人1v1沟通信息。 (这一招是我以前在美国实习的时候,公司COO教我的。那些高层表决会、董事会,其实结果都是提前1v1沟通、游说好的,开会只是走过过场。) 2.会前准备 2.1 作为会议发起人,一定要提前5-10分钟达到会议室,准备好投影、视频接入等设备。 2.2 现在有很多会议都是视频形式,如果有比你级别高的领导或者外部合作伙伴,打开了摄像头,那我们这边也要打开摄像头。 3.会中掌控 3.1 发言跑题:通过提问方式及时拉回,比如 “我理解你刚才说的内容,那对于我们今天的议题XXX,你觉得应该采取什么方案比较好呢?” 3.2 无人发言:大胆友好地点名,比如 “我记得Amy你之前做过这块内容,有很多经验,想听听你的意见。” 3.3 节奏拖沓:即使提醒、修正,比如 “不好意思打断一下,这个会议室我只订了半小时,我们可能需要加快一下节奏了。” 3.4 总结关键结论、明确下一步计划和分工: 会议结束前,要当着所有参会人员的面,把会上讨论的关键结论、下一步计划和分工进行总结发言,保证大家都理解、买单。 4.会后落实 4.1 会议结束当天,及时发出会议纪要,包含: a. 议题、时间、地点、参会人员 b. 讨论内容、各方意见 c. 会议结论 d. 下一步计划和分工 4.2 根据计划和分工,适时追加会议落实进度的邮件,直至全部事项落实完成
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